Aménagez vos… salles de réunion !

Des salles de réunion de taille différentes sont mises en place dans les entreprises pour répondre à un besoin croissant de collaboration. Quand vient le moment d’en faire le design, le respect de quelques règles de base s’impose.

BEARING POINT (1)Les collaborateurs passent de plus en plus de temps en réunion. Selon une étude du cabinet Perfony, un cadre français y consacre en moyenne seize ans de sa carrière ! Parallèlement, les habitudes au travail évoluent : les espaces se décloisonnent, les outils sont plus interactifs, le digital se fait une place de choix… Autant d’éléments auxquels les espaces de réunions doivent s’adapter. Alors comment les aménager ? Quelles sont les bonnes règles et les pièges à éviter pour livrer des salles de réunion adaptées aux attentes et besoin des usagers ?

Définir les surfaces à allouer

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Un bon espace de réunion doit avant tout être un espace convivial et adapté au mode de travail de ses usagers. Mais il convient également d’identifier et d’appliquer les divers aspects normatifs permettant l’aménagement de ces espaces. Attention notamment à ne pas négliger les contraintes liées à l’acoustique, l’apport d’air neuf ou encore la fourniture de points réseau et électricité en quantité suffisante…. Et avant de vous lancer dans l’implantation détaillée et définitive de votre ou vos salles de réunion, il est nécessaire de respecter un certain nombre de règles et de préconisations. SOCIETE GENERALE MONACO (8)On sait par exemple que si le nombre de zones de réunion dépendra avant tout des métiers et des habitudes de travail de chaque entreprise et devra être en adéquation avec son organisation et sa conception du travail en équipe, il convient généralement de mettre à la disposition une place de salle de réunion pour deux à cinq collaborateurs. En fonction de la typologie de l’espace de réunion créé, entre 1,5 et 2,5m² par collaborateur sont à prévoir. Une surface qui diffère en fonction de l’utilisation souhaitée et des aménagements correspondant (espace ouvert ou fermé, avec ou sans équipements de visioconférence, station debout ou assise…). Autant d’éléments qu’il conviendra donc de déterminer en amont.

Et si vous manquez d’espace pour allouer les mètres carrés nécessaire aux salles de réunion, pourquoi ne pas réfléchir à les externaliser ? Bon nombre de sociétés pratiquent en effet désormais le principe de la salle mutualisée, que ce soit au sein du même bâtiment pour plusieurs entités ou bien totalement délocalisée. Le partage de ces espaces, s’il est correctement défini permet notamment aux petites entreprises de réduire leurs charges de fonctionnement et de bénéficier de salles particulières (visio, grand espace de conférence).

Multiplier les typologies d’espaces

SOCIETE GENERALE MONACO (6)Avant même de parler de l’évolution de l’agencement, c’est l’acte même de réunion qui a changé, en lien direct avec notre nouvelle façon de travailler. En effet, la réunion s’est démocratisée. Elle n’est plus redoutée mais provoquée. De ce fait, le nombre et la configuration des espaces de réunion n’est souvent plus adaptés. Ils doivent être plus nombreux mais aussi « déformalisés ». En effet, ces dernières années, les salariés ont  en surface privative de travail, en intimité et ont dû apprendre à faire avec une population plus dense, avec plus de bruits… Toutes ces mutations ne sont acceptées que si l’on démultiplie en contrepartie les espaces dédiés aux collaborateurs : cabines téléphoniques, espaces de concentration, espaces de brainstorming, bibliothèques, salles de pause… et nouvelles déclinaisons des salles de réunion traditionnelles.

 Two major types of meeting rooms haveto be defined.

Les espaces « formels » 

SOCIETE GENERALE MONACO (7)Ce sont ce qui se rapproche le plus de la salle de réunion au sens traditionnel du terme. Dans ce cas de figure, il s’agira principalement de réunions planifiées à l’avance. Généralement à usages multiples (présentations, comité de direction, formations, groupes de travail…), ces espaces se doivent d’être à la fois pratiques et conviviaux. Ces salles seront donc équipées de tout ce qui pourra favoriser l’interactivité, les échanges et la création (système de réservation de salles en ligne, équipements audio/visio…). Ayant aussi vocation à accueillir du public ou des clients, il s’agira de salles cloisonnées, disposées en premier jour à proximité des circulations principales et des paliers ascenseurs. Elles seront également mitoyennes des espaces café et de détente pour favoriser les discussions informelles de fin de réunion. Malgré leur statut plus institutionnel comparé à d’autres espaces, il ne faut pas oublier la nécessité de mettre à disposition des collaborateurs des espaces qui proposent une certaine modularité. Des salles pourvues de cloisons amovibles et de mobiliers roulants permettront plus de perspectives d’évolution de leurs fonctions.

Les espaces « informels » 

SOCIETE GENERALE MONACO (1)Ils se développement de plus en plus au sein des entreprises sous forme de p bulles, de petits salons… Ils sont placés généralement en zone aveugle ou en second jour, dans les noyaux centraux et à proximité immédiate des open space. Les espaces paysagers et partagés étant très répandus, il y a un réel besoin de mettre à la disposition des collaborateurs plusieurs types de petits espaces qui leur permettent de s’isoler dans un souci de concentration, de se réunir en petits comités pour des réunions impromptues, de se réunir en équipe pour des brainstorming… les raisons et les besoins ne manquent pas ! En dehors de leur fonction première, ces éléments prennent part dans leur intégralité à l’agencement des plateaux de bureaux, permettant de rythmer l’espace et de créer des ambiances. Il faut néanmoins veiller à « dé standardiser » les implantations : créer des espaces selon un tramage régulier permettant ainsi une plus grande modularité en fonction de l’évolution de l’activité. Ces espaces informels doivent réellement être évolutifs en fonction de l’avancement de la journée et de la fonction que les collaborateurs voudront leur donner. Un même espace peut être un salon d’accueil, une salle de pause ou bien même une salle de brainstorming en un seul jour. Le fait de ne pas donner de dénomination précise à ces lieux permet de pouvoir désacraliser les espaces et de cette façon sortir du cadre conventionnel.

Un mobilier adapté

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Les étapes de choix de mobiliers, décoration, acoustique, équipements informatiques, audiovisuels ou de réservation sont très importantes. Il est nécessaire de sélectionner des mobiliers qui soient modulables, faciles à déplacer ou pourquoi pas qui donnent à eux seuls la fonction de « salles de réunion ». D’autres éléments sont eux aussi indispensables à l’agencement de salles de réunion : il est important de bénéficier d’une installation WIFI performante ou de prévoir un nombre suffisant de prises RJ pour que tous les intervenants puissent se servir de leur ordinateur. Certains éléments favorisent également la créativité et les échanges comme des cloisons sur lesquelles il est possible d’écrire. Il faut surtout garder à l’esprit que la concentration nécessite un certain niveau d’ergonomie et de confort.

Cependant certains pièges restent à éviter : une multiplicité de décoration, un graphisme trop présent, risqueraient de créer des sources de distraction. De plus, il faut également rester vigilant à ne pas en faire trop. En effet un design trop marqué, des investissements trop coûteux sur ce type d’espaces pourraient conduire à une interrogation des collaborateurs sur les priorités financières de l’entreprise. Toutefois, « le beau » et le « confortable » sont bien sûr à privilégier… Au sein de ces espaces comme de façon générale !